چند مدتی است که سعی کردم دیدگاه سیستماتیک و آنتروپی را به تصمیم گیری و نگاه به زندگی و اتفاقات پیرامون وارد کنم و فکر میکنم که اگر چنین دیدی را همه افراد در زندگی پیدا کنند، درک بهتری از کنش‌های بعدی و چرخه‌های عملکردی برایشان به وجود می‌آید؛ در مثال کوچک اگر زباله خود را در خیابان رها کنم، دوباره به چرخه زندگی و حتی غذایی باز می‌گردد.

اخیرا با خواندن کتاب Human Behavior in the Social Environment نوشته خانم انیسا راجرز به این فکر کردم که نوشتن از تفکر سیستمی و عملکرد سیستمی در محتوای فارسی شاید باعث جرقه‌ای در تغییر نگاه احساسی به سیستمی باشد.

احتمالا به سیستم های ترمودینامیکی در دبیرستان آشنا شدید؛ تعریف های مختلفی برای نظریه عمومی سیستم‌ها ارائه شده که برای مرور این مسئله اونها به صورت خلاصه و مشترک تعریف می‌کنیم:

سیستم: مجموعه‌ای از اجزا که در یک ساختار و با رابطه‌ای مشخص در کنار هم قرار گرفته‌اند و با یکدیگر تعامل دارند. (نظیر اجزای سیستم بدن، سیستم گوارشی، سیستم برق خودرو)

سیستم باز: سیستمی که با محیط خود، ماده، انرژی یا اطلاعات رد و بدل کند.

سیستم بسته: قاعدتاً سیستمی که با محیط هیچ گونه تبادل و ارتباطی ندارد.

هر سیستمی از جزئی به نام المان تشکیل می‌شود که هر المان با یکدیگر تعامل دارند و در نهایتا برای رسیدن به هدف سیستم، یک سری فرایندها تعریف می‌شوند که اجزا در آن پروسه عمل کنند.

هر سیستم درستی هم یک شاخص برای سنجش آن دارد.  بر مبنای یک سری شاخص های مختلف معمولا مورد بررسی قرار می‌گیرند تا از سلامت آن مطمئن شوند یا آنرا بهبود دهند.

نقطه تعادل:

از آنجائى که عناصر تشکيل‌‌دهنده سيستم‌ها مدام در حال تغيير و دگرگونى بوده و محيط اطراف سيستم نيز در حال تغيير و تحول است لذا با برقرارى ارتباط سيستم‌هاى باز با محيط اطراف و انجام مبادلات لازم، سيستم به‌نوعى تعادل دست مى‌يابد. اين حالت تعادل در سيستم‌هاى بسته تعادل ساکن (استاتیک) و در سيستم‌هاى باز تعادل پویا (داینامیک) نامیده می‌شوند.

مشکل سیستمی:

هر سیستمی از جزئی به نام المان تشکیل می‌شود که هر المان با یکدیگر تعامل دارند و در نهایتا برای رسیدن به هدف سیستم، یک سری فرایندها تعریف می‌شوند که اجزا در آن پروسه عمل کنند.

وقتی صحبت از یک مشکل سیستمی است، یعنی در جایی در سیستم یکی از موارد زیر ایراد دارد:

• المان: اجزا ممکن است در سیستم ما اضافه باشند یا کمبودی از یک جز داشته باشیم همانند یک قطعه معیوب در سیستم خودرو؛ و همانطور هم بعضی اجزا نیاز به تفکیک یا ترکیب دارند تا عملکرد بهتری داشته باشند.
• تعامل: در تعامل هر یک از اجزاها مرزهای مشخصی وجود ندارد و این تعامل ها به صورت درست بر مبنای عملگر تعریف شده انجام نمی شود.
• فرایند: در سیستم های فرایندهایی که انجام می‌شود ممکن است ضعیف باشند؛ مثلا شما کارت ملی هوشمند می‌گیرید اما نهایتا از کپی آن استفاده می‌کنند.

چالش در مشکلات سیستمی این است که ممکن است فردی کاملاً‌ سالم و کارآمد، وقتی کاملاً بر اساس وظایف خود و در چارچوب مسئولیت‌هایش کار می‌کند، به علت تعریف نادرست المان‌ها و روابط و فرایند‌ها، در نهایت کارش اثربخشی چندانی نداشته باشد یا حتی ممکن است ناخواسته به مانعی در مسیر پیشبرد کار تبدیل شود.

این عملکردها را شما به صورت روزمره در ارتباط با شرکت‌ها، سازمان‌ها روبرو می‌شوید از کارمندانی که فعالیت کند دارند، تا فرایند پشتیبانی مشتری پیچیده و چالشی برای محصولات فروخته شده. چنین مشکلاتی به معنای فراگیر بودن آن نیست، همانطور که در فرآیند تولید موفق و در پشتیبانی ناموفقند و به معنای غیرقابل حل بودن نیز نخواهد بود چون در سطوح پایین با تغییر فرایند و ارزشیابی المان‌ها می‌تواند سیستم را بهبود ببخشد. پس سیستم‌هایی که در سطح جهان شمول نبوده (نظیر اکوسیستم حیات وحش) و در سطح انسانی مدیریت می‌شوند اغلب قابل تغییر و بهبودند.

اما بهبود مشکل سیستمی، نیازمند درک درست از سیستمی بودن آن و راهکار درست سیستمی است؛ چنانچه اگر الگوی غالب یک سازمان را متوجه نشویم با اخراج هر فرد با عملکرد ضعیف بازهم نیروی جدید از همان الگو پیروی می‌کند. اما همه ما انسانیم و در روابط انسانی رفتار افراد بیشتر بر روی یکدیگر تأثیر گذار خواهد بود و اولین درک برای هر فردی با هر سطحی از دانش خواهد بود؛ و اساساً خیلی از برچسب‌های مثبت و منفی برای افراد بر مبنای شخصیت فردی است نه عملکرد سیستمی. برچسب آقای ایکس باهوش است، خانم زد پاک دست است به تنهایی شرط لازم برای انجام یک کار در سیستم است اما برای آن کافی نیست و تاکید بر روی آن بیشتر احساسی بودن نگاه را نمایان می‌کند.

آنتروپی: آشفتگی سیستم

احتمالا با آنتروپی و نظریه قوی سیاه نسیم طالب آشنا هستید، به طور خلاصه در یک سیستم به صورت زیر تعریف می‌شود:

آنتروپی یا بی نظمی (آشفتگی) یا عدم قطعیت یک سیستم را بیان می‌کند.
انتروپی اندازهٔ بی‌نظمی سامانه (سیستم) یا ماده‌ای است که در حال بررسی است.

در بحث پیش‌بینی سیستم ها برای سیستم باز یک روند مشخص وجود دارد: شناخت جزئیات، ورودی، خروجی و و فرآیند، که در هر لحظه و زمانی با فرض وجود همه اطلاعات می‌توانید سیستم را پیش‌بینی کنید. که این پیش‌بینی وضعیت فعلی + تعامل با محیط است.

اما در مورد سیستم بسته چون ارتباطی با محیط ندارد و کلیه تعاملش درونی خواهد بود، متغییرهای محیطی را ندارد؛ پس آن را با آنتروپی پیش‌بینی می‌کنند. طبق اصل دوم ترموديناميک کلاسيک، سیستم‌های بسته با آنتروپی مثبت به سوی نابودی می‌روند و سیستم‌های باز با به دست آوردن انرژی از محیط آنتروپی منفی دارند.

ما می‌دانیم که در یک سیستم بسته آنتروپی آن همواره افزایش پیدا می‌کند، در واقع وضعیت فعلی تابع آینده است (که به سوی نابودی می‌رود).

ما سیستمی به معنی کاملاً بسته نداریم اما سیستم‌هایی داریم که میزان تعامل آنها با محیط آنقدر کم بوده که می‌توان از آن چشم‌پوشی کرده و سیستم بسته در نظر بگیریم مثل برخی از قبایل، زبان‌ها، آئین‌ها، کارتل‌ها، سازمان‌ها و حتی کشورها، همه اینها یک سری ویژگی مشترک دارند:

1. اصرار بر ثبات فرآیندها
2. تأثیرپذیری پایین یا حتی صفر
3. تصمیم‌گیری متمرکز
4. مرز خودی و ناخودی

اگر قرار است در یک سازمان فردی برای یک پست انتخاب شود، با توجه به آنتروپی مثبت، قطعا فردی انتخاب می‌شود که تجربه و هوش کمتری دارد چون معیارهای دیگری برای انتخاب فرد در آن سیستم اعمال می‌شود. اما شاید بگویید که آیا سیستم همیشه به سوی آنتروپی مثبت پیش می‌رود؟ پاسخ خیر است، احتمال اینکه در چند اتفاق نظم وجود داشته باشد و آنتروپی افزایش پیدا نکنه وجود دارد همانطور که یک سیستم باز همیشه ایده آل و درست انتخاب نمی‌کند.

و با توجه به نظریه قوی سیاه، هرچقدر در سیستمی با افزایش آنتروپی باشید، احتمال وقوع رخدادهایی بسیار دورتر از میانگین اجتماعی بالاتر است که عواقب آن برای افراد غیرقابل پیش‌بینی است. تصور کنید در سازمانی بسته و بدون فرهنگ شایسته سالاری کار می‌کنید، شما هیچ‌گاه نمی‌توانید بر مبنای پیشرفت مراحل ترقی در شرکت را طی کنید و همیشه از تصمیم‌گیری‌های مختلف سورپرایز خواهید شد. در سطح بالاتر شما حتی در کشور نمی‌توانید پیش‌بینی کنید با خارج شدن از خانه آیا توسط گشت ارشاد دستگیر خواهم شد و در کمال سلامت به خانه برخواهم گشت یا خیر.

حضور در کشور، سازمان و یا جمع دوستانی که محیط آن بسته است همواره در مجموع عملکرد آن به سوی آنتروپی مثبت و نابودی خواهد بود و بهترین حالت خارج شدن از آن محیط و تبادل و تعامل با محیط برای بقا است و نه اصرار به تغییرهای جزئی بر مبنای احساسات.